user Created with Sketch.
Group 2 Created with Sketch.

Import av Kunder

Importera & uppdatera produkter via TXT (Tabbseparerat) 

 

Möjligheter

  • Import av komplett kundregister
  • Import av delar av kundregister från olika datakällor
  • Uppdatera kunder med ny information
  • Import från Affärssystem / CRM eller annan tjänst

Ladda ner exempelfil

Vad kan man göra?

  • Skapa nya kunder
  • Uppdatera kunder
  • Ta bort
  • Vilka fält kan skickas med?

    external_id*
    Kundnummer i det system ni skickar från
    status
    Anger om kunden är aktiv eller ej. 1 = aktiv, 0 = inaktiv
    Standard = aktiv.
    first_name*
    Kundens förnamn. Vid företag, ange kontaktperson
    last_name*
    Kundens efternamn. Vid företag, ange kontaktperson
    company
    Företagsnamn
    street_address
    Gatuadress
    street_address_2
    Adressrad 2
    zip_code
    Postnummer
    city
    Postort
    country
    Land. ISO-kod med tre tecken (Ex. SWE)
    identification_number
    Org. eller Personnummer
    email_address
    E-postadress. Behöver vara unik om den anges, annars lämna tom så genereras en temporär adress.
    email_address_2
    E-postadress 2. Behöver ej vara unik. 
    telephone
    Telefonnummer. Med eller utan landskod
    mobile
    Mobiltelefonnummer. Med eller utan landskod
    customers_group
    Namnet på prislistan
    vat_identification_number
    VAT-nummer
    vat_disp
    Visa priser inkl eller exkl moms. (0 = exkl, 1 = inkl)
    currency
    Valuta, ISO med tre tecken (ex. SEK)
    language
    Språk. ISO två tecken (ex. SV)
    custom_field_X
    Ev. egna fält
    delivery_first_name
    Kundens förnamn. Vid företag, ange kontaktperson
    delivery_last_name
    Kundens efternamn. Vid företag, ange kontaktperson
    delivery_company
    Företagsnamn
    delivery_street_address
    Leveransadress: Gatuadress
    delivery_street_address_2
    Leveransadress: Adressrad 2
    delivery_zip_code
    Leveransadress: Postnummer
    delivery_city
    Leveransadress: Postort
    delivery_country
    Leveransadress: Land. ISO-kod med två eller tre tecken
    markets_id
    Marknad som kunden ska kopplas till. Samma ID som i administrationen
    allow_product_discount
    Tillåt produktrabatter. Enbart applicerbart på specialfall
    language
    Språkkod. Ex "en" eller "sv"
     remove
    Raderar kunden (1 = radera, 0 = behåll)
  • Checklista / Tänk på

    Gå igenom denna innan du skickar in filen till Vendre
    Tänk på:
    • Filen är tabb-separerad så tänk på att inte ha med tabbar i något fälts data. Har ni det måste de tas bort innan innehållet läggs i filen
    • Filen ska vara formaterad med UTF-8 eller Latin-1
    • Alla kolumner behöver inte vara med i filen. Bara de obligatoriska.
    • Filen ska vara av typen ".txt"

     

    Checklista:

    1. Filen är avgränsad med tabbar
    2. Rubrikerna heter som specifikationen
    3. Landskoder och valutakoder skickas i formatet som önskas enligt dokumentation
    4. Kunder finns bara med en gång i filen
    5. Namnet på prislistan stämmer överens med namnen på prislistorna i prislistefilen
    6. Ni skickar alltid in ett värde på kontaktperson för och efternamn. Skicka annars "-"

     

  • Filens uppbyggnad

    Filen byggs upp genom att varje kund en gång per fil. Om den skulle listas flera gånger kommer den informationen som ligger sist i filen att gälla. 

    Alla kunder behöver inte skickas med i varje fil men vi rekommenderar en komplett uppdatering runt 1 gång i veckan beroende på era önskemål. Detta kan ni dock avgöra själva hur ofta ni vill synka hela registret.

    När en kund skickas med så måste alla obligatoriska fält skickas med. Om en kolumn finns med och är tom så kommer värdet att tömmas. Om en kolumn inte skickas med kommer värdet inte att ändras.

  • E-postadresser

    Unika & inte unika
    Om du säljer till B2C så är e-post i princip alltid det unika för kunden. Då ska detta anges i email_address och måste vara unikt per kund. 

    Om du säljer B2B så är ofta kundnummer det unika och e-postadress sällan unikt och sällan finns på Samtliga kunder som ska ha e-handelsinloggning. Då ska du ange e-postadressen i email_address_2 och lämna email_address tom.
  • Externt id

    Kundnummer
    Kolumnen externt id används för att identifiera kunden mot era andra system. Tänk på att ni måste ha en kundnummerserie som är samma i alla system och det ska inte vara Vendres kundnummer. Externt id är lättast det kundnummer ni använder i bokföringssystemet. När en kund läses av så kontrolleras om det externa id-numret finns. Om det finns så uppdateras kunden, annars skapas den.

    Externt id kan innehålla båda siffror och bokstäver
  • Adresser

    Fakturerings & Leveransadress
    Två adresser kan läggas in i kundimporten. En fakturerings- och en leveransadress. 

    Faktureringsadress: first_name, last_name, company, street_address, street_address_2, zip_code, city, country
    Leveransadress: delivery_first_name, delivery_last_name, delivery_company, delivery_street_address, delivery_street_address_2, delivery_zip_code, delivery_city, delivery_country

    Dessa förknippas till kunden och läggs på kundens konto. Om kunden i butiken ska ha en adressbok eller fler adresser så ska importrutinen för “import av adresser” användas. 

    Där kan import av fler fakturerings- och leveransadress göras.

    Obs! Flera faktureringsadresser kräver dock unik anpassning i front-end i butiken.
  • Skapande av nya kunder

    En ny kund skapas när systemet inte hittar en kund med samma externa id (kolumnen external_id) eller samma e-postadress (kolumnen email_address)

    En ny kund får status enligt kolumnen status. Inget mail skickas till kunden i samband med att kunden läggs upp, detta måste göras manuellt på kundkortet i admin.

    Om kunden har status = 1 (aktiv) så kan de dock själva begära ut ett nytt lösenord. Det vill säga ni skulle själva kunna skicka ett mail till de kunderna.
  • Radera kunder

    Om du önskar radera en kund från systemet så använder du kolumnen “remove”. Standardvärdet är 0 eller tomt, då kommer kunden att finnas kvar. Om du skickar in ett värde = 1 så kommer kunden att raderas. Orderhistoriken ligger kvar då detta anses vara ett bokföringsunderlag.

    Kunden kan då inte längre logga in och alla kundens uppgifter raderas
  • Kundgrupper & prislistor

    Prislistor & kundgrupper (samma sak i Vendres system) sker genom importrutinen “Import av prislistor”. 

    I fältet för customers_group skickar du in namnet på prislistan. Detta namn ska vara detsamma som namnet i rutinen för import av prislistor. Matchning sker på det namnet. 

    För att se om en kundgrupp har skapats och kunden är kopplad rätt går du till kundkortet i Vendres admin och tittar i fältet “Kundgrupp”.

    Om en prislista inte finns så skapas den utifrån inställningarna som finns under Kunder -> Kundgrupper i Vendres administration.
  • Hur kan kopplingen byggas på?

    Om ni önskar anpassa kopplingen och skicka med extra fält kommer detta göras genom fältet custom_field_X

    Detta specificeras med supporten. Tid per extra fält är cirka 8 h men offereras separat efter genomgång.
  • FTP-servern

    På FTP-servern så skapar ni en mapp för denna import till e-handeln.

    Denna skrivs in i konfigurationen för importen och Vendre läser av den med inställda mellanrum. Om flera filer finns så läser Vendre in filerna i bokstavsordning, så tänk på att ha en namngivning som gör att den senast uppladdade filen hamnar sist i bokstavsordning. Att ha datum och klockslag med i filnamnet brukar lösa det.

    En import tar olika lång tid beroende på vad som importeras. En lagerimport med bara artikelnummer och lager i filen går betydligt snabbare än om det är en komplett import med många fält.

    Viktigt är också att om integrationen byggs så att det är en fil som läggs på FTP:n och ni inte använder datum i filnamnet så måste ni ha stöd för att filen uppdateras om den finns, alt. att den raderas om den finns. Detta för att FTP-bryggan ska fungera från affärssystemet även om integrationen av något skäl skulle pausas från E-handeln. 

    Tänk på att den rekommenderade lösningen är att alltid skapa en ny fil som är döpt till datumet + tiden där är exporterad. Ex. prices_202011291033.txt (price_ÅÅÅÅMMDDHHMM.txt)

Kom igång

För att komma igång behöver du sätta upp en FTP-server. Följande behöver din kontaktperson på Vendre för att sätta upp kopplingen:

FTP-host: Vilken IP eller annan adress kan vi nå FTP-servern på?
FTP-användare: Användarnamn till FTP:n
FTP-lösenord: Lösenordet
FTP-port: Om ej angiven använder vi standard

FTP-mapp: Vad är sökvägen till mappen?
Hur ofta önskar ni läsa in?: Välj hur ofta ni önskar läsa in, därefter kommer vi göra en koll och se hur stora filerna är och om det är ett lämpligt importintervall