Offerthantering

Hantera offertförfrågningar från din e-handel direkt i Vendre

Med offerthanteringsstödet i Vendre kan era kunder be om en unik prissättning för sin beställning och ni har möjlighet att erbjuda en offert baserat på era önskade marginaler. När kunden har skickat in sin offertförfrågan kan den visas och redigeras direkt i er administration eller skickas till en e-postmottagare hos er för hantering utanför Vendre.

Offerthanteringen hittar du under Order > Offerter i Vendres administration. I den här vyn listas samtliga offerter och offertförfrågningar som skapats i er butik oavsett status eller om de har hanterats av er.

Så snart en kund har skickat in en offertförfrågan kan den visas och hanteras under Order > Offerter. Alla nya offertförfrågningar inkommer med status Offertförfrågan för att administratörerna i er butik ska kunna urskilja vilka offerter som sluthanterats och vilka som fortfarande inte har beviljats eller avslagits.

Varje offert får likt inkomna ordrar ett unikt ID-nummer. I listan över inkomna offertförfrågningar visas ID-numret, den kund som skickat in förfrågan, den säljare (om någon) som är kopplad till kunden/offerten, aktuell status för förfrågan, den aktuella totalsumman för förfrågan och datum för förfrågans skapande och senaste uppdatering. För att visa och redigera en inkommen förfrågan klickar man på knappen "Visa" längst till höger.

Obs! För att hantera offerter i administrationen behöver administratören som standard ha rollen "Säljare" eller "Huvudadministratör". Behörigheterna är indelade i fyra nivåer: visa, skapa, ändra och ta bort.

Hantera offerter

Det finns två olika sätt som en offert kan skapas på. Det vanligaste är att era kunder i butiken sammanställer de produkter de önskar köpa och begär en offert baserat på detta. Det andra alternativet är att ni manuellt skapar en offert direkt i administrationen, exempelvis för att ni per telefon mottager ett offertönskemål från era kunder.

När en offertförfrågan skapas av era kunder i butiken och inkommer till administrationen får den status Offertförfrågan. Från en offertförfrågan kan ett obegränsat antal offerter skapas genom knappen "Skapa offert". Om en eller flera offerter redan har skapats baserat på den aktuella offertförfrågan listas dem med sitt ID-nummer tillsammans med knappen "Gå till offert".

Väl inne på en offert visas samtlig kundinformation tillsammans med information om själva offerten. En offert kan bara redigeras om den har status Utkast och ännu inte har publicerats. För offerter som har annan status än Utkast visas informationen men då som ej redigerbar.

Obs! Eftersom att offertförfrågningar och offerter delar nummerserie får nya offerter inte alltid efterföljande ID-nummer. ID-nummer för efterföljande offertförfrågningar kan exempelvis bli 1, 6 och 9 då nummer 2-5 och 7-8 är upptagna som skapade offerter.

Offertförfrågan i butiken

I en butik med möjlighet att skicka in en offertförfrågan finns en separat varukorg enbart för offertförfrågan. På produktsidorna visas en ytterligare knapp för att lägga till produkten till en offertförfrågan. När kunden är nöjd med vilka produkter som ska ingå i offertförfrågan öppnar kunden sidopanelen för offertförfrågan med ikonen i butikens övre högra hörn och klickar på "Begär offert". Så snart kunden har skickat in sin offertförfrågan visas en bekräftelse i webbläsaren och kunden får dessutom en bekräftelse per mejl.

Offertstatus och publicering

När en ny offertförfrågan inkommer tilldelas den per automatik status Offertförfrågan. Utöver den här statusen finns också statusarna Accepterad, Nekad och Publicerad. Statusarna Accepterad och Nekad används enbart administrativt för att butikens administratörer och säljare ska få en överblick över det ställningstagande som gjorts.

När en offert godkänts och ska kunna användas av kunden behöver statusen ändras till Publicerad vilket görs genom att spara och publicera offerten med den orangea knappen längst ned på sidan. Statusen justeras per automatik till Publicerad och det är inte längre möjligt att redigera offerten.

Obs! Om en ändring behöver genomföras i en redan publicerad offert behöver den först avpubliceras. Gå till den aktuella offerten och tryck på knappen "Spara och avpublicera" längst ned på sidan. Offerten går nu inte att använda i butiken men får åter statusen Offertförfrågan och kan därför redigeras i administrationen.

Applicera offert i butiken

När offerten publicerats kan kunden meddelas per mejl med ett klick på knappen i det övre högra hörnet. Mejlet innehåller en länk för att aktivera offerten i butiken. När kunderna klickar på länken tas de till en landningssida för den aktuella offerten där de kan lägga till den i varukorgen. Kunden kan nu gå till kassan med den valda offerten och lägga beställningen precis som vanliga ordrar läggs i er butik.

Av säkerhetsskäl begränsas vilka som har tillgång till att visa en offert i butiken. Om offertmottagaren har ett konto i er butik krävs att kunden är inloggad för att offerten ska kunna visas och appliceras. Vid klick på länken ombeds kunden logga in på sitt konto för att se offerten.

Om offertmottagaren är en besökare utan kundkonto är offertlänken skyddad med en token som upphör att gälla efter en förbestämd tidsperiod. Det här innebär att enbart den som har tillgång till det aktuella mejlet kan nå offerten i butiken för att inte obehöriga ska kunna ta del av de offererade priserna.

Offertinställningar

Du hittar generella inställningar för offerthanteringen i Vendre under Order > Offertinställningar. Här kan standardgiltighetstiden för offerter ställas in i hela dagar. Utöver det kan nedan inställningar göras.

E-postmottagare för offertförfrågan

För att ni inte ska missa nya offertförfrågningar skickas alltid ett mejl till er vid varje ny förfrågan. Du kan här välja att lägga till specifika mejladresser som ska motta mejl vid offertförfrågan. Om ingen mejladress läggs till här används istället butikens standardmejladress.

Tillåt rabattkoder för offerter

Med den här inställningen kan ni avgöra om ni vill att rabattkoder ska kunna appliceras på kundernas offerter. Med inställningen aktiv kan kunderna sänka sitt genom offerten erbjudna pris ytterligare i kassan med en giltig rabattkod. Om inställningen är inaktiverad kommer inte rabattkoder i kassan att appliceras på produkter som ingår i offerten.

Tillåt ej inloggade besökare att skicka in offertförfrågningar

Om den här inställningen är aktiverad kan alla besökare i butiken skicka in en offertförfrågan. Rekommendationen är att enbart låta inloggade kunder skicka in offertförfrågningar.

Obs! I en orderportal påverkar den här inställningen ingenting eftersom att samtliga besökare är inloggade kunder.

Kopiera och publicera offertförfrågningar automatiskt

För att underlätta arbetsflödet och minska administration kan man med den här inställningen kringgå kravet på att manuellt publicera en offert. Så fort en offertförfrågan inkommer publiceras den som en offert och både kunden och butikens mottagaradress meddelas. Kunden kan alltså omedelbart applicera offerten i butikens kassa.

Vanliga frågor