Orderdokument

En förklaring av de dokument du kan använda vid orderhantering i Vendre

Vad är ett orderdokument? 

Orderdokument är ett samlingsnamn för de dokument som kan användas vid hantering av en order. Dessa kan ses digitalt i din webbläsare, laddas ner eller skrivas ut. Orderdokumenten skiljer sig för varje order och går att hämta genom att markera order eller att gå in på en order i Administrationen. För att hämta fler orderdokument samtidigt går du in i Administrationen genom Order > Hantera order / Order. I denna översikt kan du markera flera order samtidigt och sedan välja vilka dokument du önskar att hämta för dessa. 

När flera order markeras finns även möjlighet att ändra orderstatus för dessa. Orderstatus går att ställa in unikt för butikens behov, du kan läsa mer om orderstatus här.

Vad används dokumenten till?

I artikeln nedan beskrivs vad de olika dokumenten används till samt lite tips och trix på hur du kan optimera ditt pack & plock med hjälp av orderdokument och orderstatus. 
 

Plocklista ✅

Listan används av den som packar en order. Den innehåller allmän orderinformation samt samtliga produkter i ordern med denna information:

• Artikelnummer
• Produktnamn/benämning
• Antal av varje artikel för denna order
• Aktuellt lagersaldo
• Produktens lagerplats.

På varje rad finns det även möjlighet att kryssa i en ruta när en produkt är hämtad. Viktigt att tänka på är att t.ex. lagerplats måste finnas ifyllt på alla produkter för att det ska visas i denna lista. 

Tips kring orderhatering! Ett vanligt sätt för ett lager att arbeta är att skriva ut flera plocklistor samtidigt och gå omkring på lagret och hämta produkterna, kryssa av och lägga dessa i plastbackar eller liknande för att separera olika order. När Plocklistor skrivs ut kan även status ändras från t.ex. mottagen till under behandling så att annan personal ser att dessa order hanteras av någon. Detta förhindrar att fler plockar samma order om ni är fler på lagret och ger möjligheten för er att informera kunder om att ni packar deras order. 

Packsedel 📦

Även kallad följesedel används för att skicka med kundens order så att kunden kan stämma av produkterna i paketet med de produkter som beställts. Den ska fungera som en specifikation över vad det levererade paketet innehåller. Packsedeln innehåller förutom allmän order- och kundinformation denna produktinformation: 

• Produktens artikelnummer 
• Produktnamn/benämning
• Antal beställda av varje produkt 

Den person som tar emot paketet har ofta enl era villkor en skyldighet att se till att samtliga beställda varor levererats samt kontrollera synliga fel. Packsedeln kan vara ett hjälpmedel för mottagaren att göra detta. Det kan också vara ett bra sätt för lagret att stämma av att paketet innehåller samtliga produkter i en order innan paketet försluts. 

Det är viktigt att komma ihåg att packsedeln inte är kundens kvitto. Kvittot är den orderbekräftelse som kunden får när en order läggs och packsedeln ska inte användas för samma syfte. Packsedeln innehåller t.ex. inte produkternas pris. 

🌱Med miljön i åtanke!
Fundera gärna på om ni verkligen måste skriva ut packsedeln och skicka med i paketet till kunden, kanske kan detta skickas digitalt eller så hänvisar ni till den digitala orderbekräftelse som kunden har fått. Beskriv då för kunder varför ni inte skickar med papper i era paket och gör en positiv grej av det. 

Fraktsedel 🚛

Fraktsedel är det dokument som följer med paketet under transporten och innehåller information om paketets vikt, längd och bredd samt både mottagarens och avsändarens adress. Fraktsedeln tillhandahålls av den speditör ni valt ska transportera paketet och skrivs ut från nShift (f.d. Unifaun). När ni markerar fler order i Vendre och klickar på skapa fraktsedel kommer ni att skickas till nShifts gränssnitt för att välja speditör för transporten om dessa inte redan har kopplats till butikens fraktsätt vid uppsättning av nShift i Vendre.

Fraktsedeln skrivs ofta ut på självhäftande papper så att den kan klistras direkt på paketet. Fraktsedeln fungerar under transporten som ett kvitto på avtalet mellan er butik och den speditör ni valt. 

Observera att ni behöver en aktiv koppling till nShift Delivery i er butik för att detta ska fungera, klicka här för att läsa mer om nShift.

Tips kring orderstatus!
En bra koppling mot orderstatus är att när en fraktsedel skrivs ut ändrar order status till skickad och att koppla den orderstatusen till betallösningen ni använder så att betalningen/reservationen släpps i samband med att ordern skickas. En anledning till att man inte vill göra detta tidigare är att man inte innan ordern packats kan garantera att samtliga produkter i en order verkligen finns tillgängliga att skicka till kunden. 

Faktura

Faktura ska inte skrivas ut från Vendres eftersom att du kan ändra ordern efter att fakturan har skrivits ut. I och med att kunder fortfarande använder detta finns det kvar, men vi rekommenderar inga nya kunder att använda detta eftersom den ska tas bort från Vendre inom kort. Ett separat meddelande kommer gå ut i samband med att det tas bort. Vi rekommenderar att ni skickar ut era fakturor via affärssystemet. 

Kvitto

Detta dokument innehåller information om produkterna, antal produkter samt även all information om summor på produktrad samt totalsumma. Denna ska inte behöva användas då den orderbekräftelse som skickats digitalt till kund vid köpet ska gälla som kvitto. 

Hur laddar jag ner orderdokumenten?

Detta görs antingen genom orderlistan eller på orderkortet. Se filmen nedan. 

Designa om orderdokumenten

Om du vill så kan vi programmera om hur orderdokumenten ser ut och anpassa dem unikt för er om det är annan information som ska med eller ni vill ha en mer unik layout. 

Kontakta vår support för mer information.

Anpassningar av orderdokument tar från 8 h.